مسئول دبیرخانه مرکزی:لیلا هاشمی

تلفن تماس:77-7922176-0311

مسئول بایگانی:مرتضی غلامرضایی

تلفن تماس:7922176

شرح وظایف:

-    دريافت كليه نامه ها ، پرونده ها و ساير مكاتبات رسيده به دبيرخانه از طريق نامه رساني و پست

-    تفكيك نامه هاي واصله از اداره پست و واحدها و ثبت در دفتر انديكاتور يا رايانه

-   استخراج آمار (روزانه – ماهيانه ) طبق فرم تهيه شده

-  كنترل كليه نامه هاي صادره از نظر داشتن نامه عطفي، پيوستي، پاراف ، تصوير مورد اشاره يا بازگشتي ، تكميل بودن كليه سوابق و رونوشتهاي نامه و ثبت در دفتر انديكاتور و رايانه .

-  مطالعه و كنترل نامه هاي وارده از نظر داشتن پيوست – امضا- شماره – تاريخ

-  پاسخگوئي به ارباب رجوع درخصوص پيگيري و سوابق نامه ها از طريق تلفن يا حضوري

-  مطالعه وكنترل كليه نامه هاي صادره از نظر ممهور بودن به شماره وتاريخ – مهر – امضاء

-  ثبت نامه هاي ارباب رجوع ، فوري ، فكس در اسرع وقت وارجاع به واحدهاي مربوطه برابر دستور صادره

- تفكيك نمودن نامه هاي صادره با قت و تحويل به نامه رسانها جهت ارسال به واحدها و اداره پست  با اخذ رسيد

- نظارت بر حمل و توزيع انواع مكاتبات ومدارك و محمولات وامانات در خارج از محل كار با وسيله نقليه مناسب در سطح شهر و واحدهاي تابعه توسط نامه رسان و پست با اخذ رسيد

-دريافت نامه ونشريات ، پرونده، احكام ، دعوتنامه ها، روزنامه ، كتب، جزوات ، امانات و توزيع آنها بين واحدهاي مختلف مرتبط و اخذ رسيد با تاريخ و ساعت تحويل توسط نامه رسان و درج نام و نام خانوادگي شخص تحويل گيرنده.