نام و نام خانوادگی: مجتبی فدایی

مقدمه:

واحد دفتر بر اساس جایگاه مدیران سازمان در درون یا برون روزانه مراجعات مختلفی اعم از تلفنی، مکاتبه‌ای  و یا حضوری دارد. مهمترین بخش مسؤولیت یک مسؤول دفتر انجام دادن کار دقیق و به موقع در این بخش است. الویت بندی امور نقش بسزایی در اثربخشی به موقع و کارآمدترین روش کاری مسؤول دفتر است. مسؤول دفتر با استفاده از معلومات و تجربیات اداری خود عهده دار بخشی از وظایف و مسؤولیت های حوزه مدیریت است که تمامی اطلاعات مورد نیاز از طریق او به مدیر منتقل می‌شود. پیگیری مسؤول دفتر در مقابل مراجعات یاد شده اطمینان را برای مراجعه کننده و طراوت را برای حوزه کاری و در نهایت مجموعه واحد به ارمغان می‌آورد.

هدف:

با توجه به محدودیت زمان و حجم وظایف و تکالیف مدیران از فعالیت‌های واحدهای تحت نظر، و پاسخ به درخواست‌های کارکنان، ضروری است این وظایف طبق یک برنامه منظم و صحیح به اجرا گذاشته شود تا برای فعالیت‌‌های مدیریت فرصت کافی موجودباشد و از اتلاف وقت در امور جاری خودداری شود

شرح وظایف:

۱)تنظیم لیست متقاضیان و ساعات ملاقات با مدیر

۲)برقرار ارتباط تلفنی مدیر مجموعه با داخل و خارج از سازمان

۳)تنظیم وارائه گزارش به مدیر پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه

۴)پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها برطبق موازین اخلاقی و مقررات اداری

۵)بهبود مدیریت منابع، فرآیندها، روش ها و ارتقای کیفیت خدمات

۶)توسعه فرهنگ کارگروهی و مدیریت مشارکتی

۷)کنترل روند طراحی چرخه آمورش، ارتقا، بازخورد و استفاده از بازخوردهای اطلاعاتی به سیستم جهت اصلاح و بهبود روش ها و رویه ها

۸)ابلاغ دستور مدیر به اشخاص  و واحدها  ذیربط بر اساس خط مشی تعیین شده سازمان

۹)تفکیک، مرتب نمودن، نگهداری و بایگانی پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها و سایر اسناد مدارک مربوطه در محل های مخصوص پرونده ها و کدگذاری آنها طبق روش تعیین شده

۱۰)پیگیری امور ارجاعی از سوی مدیر و ارائه گزارشات لازم به ایشان

۱۱)خلاصه نمودن گزارشات واصله و ارائه آن برای مطالعه مدیر

۱۲)تفکیک و توزیع نامه ها، گزارشات و سایر و ... بین افراد واحدهای مربوطه از طریق مکاتبات یا به صورت مجازی و یا سیستم مکاتبات بدون کاغذ

۱۳)ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده و درصورت لزوم پیگیری آنها

۱۴)آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیونها و جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی مدیر

۱۵)تنظیم اوقات جلسات و کمیسیونهاو مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه

۱۶)پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آن بدون ملاقات یا مقام ذیربط امکان پذیر است.

۱۷)برقراری تماس با وزارتخانه ها، موسسات و ارگانهای دولتی به منظور هماهنگی و تنظیم برنامه ملاقاتها، کنفرانسها و سمینارها

۱۸)دریافت نامه ها، اوراق، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط

۱۹)نظارت مستمر در ثبت و ارسال نامه ها

۲۰)درخواست اقلام و وسایل موردنیاز دفتر مدیریت

۲۱)ایجاد محیط ایمن و بهداشتی برای خود و دیگران در محیط کار

۲۲)تهیه آمار و گزارشات مورد نیاز مدیریت با هماهنگی کارشناسان مربوطه

۲۳)انجام امور سایر محوله در راستای اهداف مدیریت حسب دستور مقام مافوق

شرح وظایف مسئول سایت:

۱)ایجاد بانک اطلاعاتی الکترونیک از سیاست ها، برنامه ها، قوانین و آیین نامه ها و گزارش فعالیت های مدیریت خدمات پشتیبانی و بروز رسانی مستمر آن

۲)برنامه ریزی، نظارت و هماهنگی لازم برای تولید نشریه خبری الکترونیک

۳)ایجاد هماهنگی با حوزه فناوری اطلاعات به منظور فراهم کردن زیر ساخت سخت افزاری و تهیه نرم افزارهای مورد نیاز

۴)ایجاد کتابخانه الکترونیک با پوشش کتب و نشریات منتشره موردنیاز

۵)پوشش سریع و دقیق اخبار و تصاویر جلسات، بازدیدها و همایش‌ها و ..... در حوزه مدیریت خدمات پشتیبانی

۶)بروز رسانی و تقویت پایگاه اطلاع رسانی کلیه موضوعات مرتبط با حوزه مدیریت خدمات پشتیبانی

۷)تحلیل دوره ای  از آمار کاربران پایگاه اطلاع رسانی برحسب مدت زمان، نوع اطلاعات مورد نیاز بازدید کننده‌گان به منظور ارتقای وب سایت

۸)تدوین، جمع آوری و درج مقالات علمی در سایت مدیریت

۹)نظارت و بررسی مستمر کمیت و کیفیت محتوای اخبار و تصاویر درج شده در سایت

۱۰)تهیه گزارش از مراسم و مناسبت های مختلف حوزه مدیریت خدمات پشتیبانی

۱۱)انجام نظرسنجی الکترونیک در پایگاه خبری از برنامه ها و اعلام نتایج به مدیریت